vendredi 22 mars 2013

Limiter le nombre de versions

Voici quelques techniques qui permettent de limiter le nombre de versions.

1) La technique la plus évidente est de restreindre le nombre de versions qui sont créées dans les paramètres de contrôle de version.


2) Au moment où vous fermez le fichier, vous avez cette fenêtre qui s'affiche. Elle permet de remplacer une version existante au lieu d'en ajouter une nouvelle.

Pour obtenir cette boîte de dialogue, il faut activer les versions mineures et majeures sur la bibliothèque et il faut que le fichier soit extrait. Donc si vous voulez vous assurer que les utilisateurs n'oublient pas d'extraire les fichiers, vous pouvez exiger l'extraction.

3) Il est possible de supprimer les versions pour un fichier à la fois. Ouvrez l'historique des versions puis:
- Cliquez sur Supprimer toutes les versions ou Supprimer les versions secondaires.
- Supprimez une version à l'aide du menu contextuel.

4) À partir de SharePoint 2010, vous pouvez ajouter une politique de rétention à l'effet, par exemple, que 6 mois après la dernière date de modification d'un fichier, toutes les versions brouillons seront supprimées.

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